Organizzazione del tempo, come raggiungere i tuoi obiettivi.

 Organizzazione del tempo, come raggiungere i tuoi obiettivi.

Per avere successo nell’ambito lavorativo o nella vita in generale è necessario saper organizzare il tempo.

Questa è un’abilità che non tutti possiedono ma non bisogna affatto demoralizzarsi. Con un serio e duraturo allenamento l’rganizzazione diventerà il pilastro delle nostre giornate affinché scorrano lisce come l’olio, evitando intoppi o procrastinando tutto al giorno successivo.

Quando ci sono giornate molto piene e cerchiamo disperatamente di far combaciare tutto alla perfezione, orari, figli, scuola, lavoro ecc.. sembriamo dei burattini nelle mani del tempo e della società. Tutto ciò porta stress e malumori durante la giornata ed ora siamo qi per evitare che tutto questo si manifesti. Molto spesso i troppi impegni portano alla confusione e per questo motivo si cerca di “staccare” anche solo per un momento pensando o facendo cose inutili come per esempio aprire le piattaforme dei nostri social network senza renderci contro che assorbono molto tempo alla nostra giornata.

Lo stress porta a delle conseguenze non solo fisiche ma anche psicologiche. Essere stressati e confusi non permette di avere mai un senso di soddisfazione quando prima di andare a dormire facciamo il resoconto della giornata.
Molti pensano che attaccare post-it sul frigorifero, sulla lavagnetta della cucina ed alcune volte anche sullo specchio del bagno sia un metodo efficace per tenere tutto a mente durante la giornata. Questo metodo sicuramente ci permetterà di ricordare più cose, ma come tutto, se viene usato in modo sbagliato può portare alla confusione trovandoci punto e a capo.

Di seguito vedremo alcuni trucchetti per mantenere la nostra mente allenata a ricordare tutti gli impegni senza essere stressati o distratti.

Innanzitutto bisogna capire l’importanza di ogni minuto che compone la nostra giornata. E’ necessario entrare nell’ottica che ogni minuto perso durante la giornata, si trasforma in “lavoro in più” da fare il giorno seguente. Tenendo conto che ogni giornata è composta da 24 ore, non è molto intelligente procrastinare e accumulare il lavoro. Quindi, capiamo bene che ogni minuto perso diventa poi irrecuperabile ed è nostra responsabilità farli fruttare e dargli un certo valore. In secondo luogo è importante sedersi a tavolino e stilare una lista di quelle che sono le attività realmente importanti della nostra vita o della nostra giornata. Dedicare del tempo ad attività che non ci permettono di migliorare o che non fanno emergere le nostre capacità sono considerate come attività inutili che ci tolgono solamente del tempo per le cose realmente importanti. In ogni caso dedicare un paio di ore al mattino alle nostre attività ci permette di fare notevoli progressi in quanto, la mattina si è molto più reattivi ed attenti a ciò che si fa. Questo ci permette inoltre di non dover ritornare a controllare sempre le stesse cose poiché il nostro cervello mattutino è più attento rispetto ad altre ore del giorno.
Anche programmare il futuro ci permette di capire cosa fare del presente. Ovviamente è sempre meglio fare delle previsioni di breve periodo per capire come è meglio organizzarsi rispetto al tempo che si ha a disposizione.
Gli studiosi hanno evidenziato l’importanza di NON stilare le famose “to do list” o meglio “la lista delle cose da fare”. Stilare una lista implica l’utilizzo di ulteriore tempo per realizzarla, e se si utilizzano strumenti come diari o agende il tempo impegnato è il doppio, in quanto noi automaticamente ci focalizzeremo sulla “grafica” del nostro taccuino e perderemo ore a creare decorazioni e disegnini affinché risulti ” guardabile “. Le liste di cose da fare, quando sono chilometriche possono risultare pesanti solo a guardarle e per questo motivo partiamo già svantaggiati. Verranno recepite dal nostro cervello come un peso e i nostri occhi guarderanno quella lista come “le cose che mai farò”.

Pensiamo alla lista dei buoni propositi che ogni inizio anno nuovo stiliamo. Quella lista rimarrà sempre spuntata in quanto non verrà presa seriamente. Questo è ciò che si deve evitare di fare quando si pensa alle cose da fare durante la giornata. Un’ottima alternativa al diario è la programmazione tramite calendario delle cose da fare, proprio perché ci deve essere flessibilità per gli spostamenti di impegno o l’introduzione improvvisa di altre.

E’ sempre bene tenere a portata di mano e di mente tutti gli impegni da portare a termine entro la fine della giornata e per questo molti utilizzano il calendario del proprio smartphone per raggiungere l’obiettivo. Molto spesso pensiamo che “io futuro” è un supereroe che riesce a sbrigare tutte le faccende di un mese in una sola giornata. In realtà non bisogna procrastinare nella speranza di avere più voglia o più tempo da dedicare alle attività in futuro. Per questo motivo è necessario tenere a mente questa cosa ed ogni volta che vorremmo dire “lo faccio domani” dobbiamo fermarci a pensare e convincerci del fatto che ogni cosa deve essere svolta a suo tempo.

Non si può pensare di riempire le giornate di attività da svolgere “no-stop” perché questo diventerà contro- producente. lavorare per tante ore di fila rallenta molto il nostro cervello e di conseguenza la nostra attenzione sull’attività cala. Ancora di più si verificherà la voglia di staccare, prendere una pausa nonostante la consapevolezza di non poterlo fare. Le persone produttive hanno un’etica del lavoro ferrea, ciò vuol dire che tengono molto alle attività che svolgono, che le vogliono portare al termine ma sanno molto bene che esiste un limite a tutto. Una volta che questo limite è stato superato, ogni minuto trascorso a lavorare è un minuto non produttivo in quanto la stanchezza sovrasta la concentrazione. A proposito di ciò, è molto meglio fare una pausa ogni due ore, è importante rigenerarsi, staccare la mente e distrarsi per qualche minuto se su vuole rimanere produttivi a lungo. La perdita di concentrazione implica una perdita di tempo che di conseguenza causerà un caos nei tuoi orari e nei tuoi impegni.
Come abbiamo detto prima, è inutile avere una lista immensa di “cose da fare” su un taccuino se poi questa non viene rispettata. Il consiglio è quello di avere sempre un taccuino a portata di mano per poter appuntare o meglio immagazzinare tutti gli appuntamenti o attività da svolgere nella settimana. Il taccuino può anche servire per appuntare riflessioni, pensieri e idee, questo vi renderà mentalmente più elastici.

Tutti abbiamo a disposizione solo 1440 minuti al giorno eppure, ognuno di noi deve dividere questo numero in maniera diversa. Si parla sempre di organizzare le giornate, contare alla perfezione minuti e secondi, battere il tempo, ma nessuno si è mai chiesto quanta energia deve essere proporzionata in base alle attività che svolgiamo e al tempo che impegniamo ?
Avendo tutti allo stesso modo gli stessi minuti, ciò che devono essere realmente organizzate sono le energie. Il livello di energia è fondamentale per superare qualsiasi giornata o attività.
Dagli atleti agli studenti, tutti devono gestire perfettamente le proprie riserve di energia e devono ritagliarsi del tempo per potersi ricaricare tramite sonno, sport e cibo sano.
Un’ ottimo consiglio per l’organizzazione del lavoro e degli obiettivi da raggiungere è quella del “singolo tocco”. Questa regola consiste nel fare un’azione una sola volta durante la giornata, quando sappiamo che possiamo portarla a termine. Per esempio, se la mattina ci arriva un messaggio dal nostro datore di lavoro, lo per vedere il contenuto ma poi, per via della fretta di arrivare in ufficio non rispondiamo e ci promettiamo di farlo prima di raggiungere il posto di lavoro. Quindi al semaforo riapriamo il messaggio ma non abbiamo il tempo necessario per inviare una risposta ponderata e di nuovo chiudiamo il messaggio finché non arriviamo in ufficio e ci dimentichiamo completamente di farlo. Per evitare che tutto questo accada, bisogna aprire quel messaggio nel momento giusto.

Qual è il momento giusto? Nessuno può dirci precisamente quale sia ma possiamo semplicemente capirlo da soli. Il ” momento giusto” è quello in cui siam o sicuri di poter iniziare e portare a termine il nostro lavoro.
Tutti questi metodi potrebbero portare la svolta nella vita di ognuno se venissero seguiti alla lettera, ma il punto fondamentale, che ci fa fermare un attimo a riflettere su ciò che stiamo facendo è la volontà. Si, proprio la forza di volontà.
Quando la mattina ci svegliamo, la nostra forza di volontà è al massimo, proprio perché durante la notte abbiamo riposato il nostro cervello e il nostro corpo. La mattina quindi la prima cosa da fare è pianificare. La pianificazione è fondamentale per avere una giornata organizzata nei minimi dettagli . Dedicare qualche minuto in prima mattinata alla pianificazione è necessario per affrontare tutti gli impegni nel modo giusto. In questo moneto è necessario anche definire quelle che sono le priorità sulle cose da fare o dare a ciascuna cosa il suo posto come se fosse una piramide gerarchica. Ovviamente dobbiamo anche ricordare che la fretta potrebbe mandare in fumo tutti i nostri impegni perché come benissimo sappiamo, più andiamo di fretta, più si alza la probabilità di avere imprevisti durante la giornata. A questo proposito, è necessario scandire il tempo per ogni attività ed aggiungere poi qualche minuto extra per gli eventuali problemi che potrebbero sorgere durante il tragitto. Per esempio, se dobbiamo stabilire il tempo per fare la spesa, non dobbiamo tenere in considerazione solo il tempo da passare all’interno del negozio, ma dobbiamo anche prendere in considerazione il tempo che spenderemo per spostarci da casa fino al supermercato, dobbiamo tenere conto della strada da fare, se ci sono semafori o se troveremo traffico.

Per questo motivo in questa sede è meglio scegliere l’ora in cui svolgere questa attività es evitare le ore di punta quando sappiamo che nella città c’è più traffico o rischiamo di trovare il supermercato pieno e ci tocca fare lunghe code alla cassa.

Emanuele

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